電郵巳等同第二套上班衣服

商業英語
職場有部份人寫商業英語時,時常提及怎樣可以用「比較漂亮的詞語」,但怎樣去界定? 要很長串法?要十分深奧?要對方查字典?要好像有歐洲語言風格的樓盤名稱 (La XXX) ?
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這個往往是中級程度學生特有的概念,因為對自己的寫作沒有足夠信心,亦不希望其他人瞧不起自己的英文能力。
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而初級程度的學生,由於工作上只需要處理簡單電郵,還未真正需要「寫作」,所以沒有這個煩惱。而高級程度的學生在工作上看見太多實例,他們清楚知道真正良好的書寫能力 ,並不是單純靠幾個所謂「比較漂亮的詞語」。
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相反,只需要用簡單恰當的詞語配搭,已經可以清楚丶簡潔表達複雜的意思。其實電郵詞語選擇和衣服配搭一樣, 最重要是講求整體感覺,而不是胡亂堆砌出來。所以為甚麼電郵巳等同第二套上班衣服。
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時裝界都有句說話叫做 “Less is more”。不過,簡單並不代表「穿得少」(寫得少)。

「集百家之大成」的英文詞彙串法

學英文經常都遇到讀音問題,就是某字母在某些詞𢑥不需要發音,或甚至發一個估不到的音。主要原因是:。英文不是Phonetic language,即是一個詞彙的串法和讀音是沒有直接關係!而且,英文詞彙的串法是「集百家之大成」

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另外,我發現大部份學生都有一個習慣:不停聽讀音,自己卻不跟讀 (暫不討論應否學音標)。其實耳朵和嘴巴是兩個不同的器官,學術一點來説,就是腦袋怎樣組織一個音,和自己怎樣讀一個音。

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一般來說,大部份人都不能夠只聽一兩次,立即可以流暢和凖確地讀出一個詞彙,尤其是多音節 (長音節) 的詞彙,例如:opportunity, appropriately, immediately……

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所以聽完讀音後一定要跟讀,連續讀好幾次,並至讀出聲音,就可以越讀越順暢!

你身邊有「英語達人」嗎?

成人英語

由於教育水平提升,每個人身邊總有些「英語達人」,對你的英語運用頗有意見。他們認為你的電郵寫作有問題丶會話不應該這樣説丶或用這個方法學英文是沒有用。不過,當你請教他們時,大多不能夠給予甚麼實際建議。歸根究底,原因好簡單,有意見是因為他們曾經學過英文,不能夠提供建議亦因為只是學過。

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一般來講,熟練掌握某種技能的人,通常十分明白學無止境,反而比較少去胡亂批評其他人!多以一個互相學習的態度去研究。

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正如以前的武俠小說,精通某一門派的武林高手,往往也是在深山繼續修煉,有甚麼理由周圍走,這樣容易讓你遇見?

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至於你遇到的是甚麼 ? Who knows ?

 

工作假期可以令英文變得突飛猛進嗎?

工作假期

 

我沒有去過工作假期 (working holiday),而教大專時有學生會申請休學一年去。回來時,他們的英文不會突飛猛進,只是不再害怕講英文。他們説在當地工作時,只需要用簡單英文,當然會和其他國家的工作假期參加者交談。不過,就算對方英文程度比較好,亦不會或不懂得怎樣指導他們。總之,大部分的溝通只是那些「你明我明」式英文,沒有理會甚麼文法丶句子結構丶生字是否恰當…….等等。

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我現在的學生當中都有人去完工作假期,聽他們描述,現時可以用英文的機會比以前少,因為好多時搵工已經好地區化。換句話說,身邊一齊工作的人好多時也是「自己人」。

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正正因為去完工作假期,令他們更加明白真正要用英文「工作」(尤其易學難精的商業英語),並不是遊山玩水的那種,有學生在當地申請基礎的文職職位時,對方很坦白説:As a traveler, your English is ok, but if you want to work with us, sorry…….

語言是由錯誤中學習

 

有些學生時常好緊張問「不正確呀 / 又錯呀」,這個正正是很多人學語言的通病,過份擔心對與錯。

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認真學習是好,不過令到自己這麽大壓力只會適得其反。其實每個人學任何人語言,都是由不停犯錯開始(包括第一語言)。每對父母都用了好多時間和精力,不停去糾正和修正每個小孩的說話。只是每個人都對自己學母語的時候,沒有印象。

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另外,語言是用來溝通,這個亦是最最最最根本的目標。所以不需要太擔心犯錯,因為這個是一定,we all learn from mistakes!

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當然,用英文去旅行時溝通,和工作的商業英語是兩回事,要求更完全不同!換句話說,錯處的容忍能力就一定………..

 

刀光劍影的電郵

商業英語

新學生在大機構工作,因升職後要處理很多「複雜」電郵而上堂。

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過去幾個月,主要教他應有的商業英語溝通技巧,我時常叮囑必要寫得清清楚楚,萬一…………他每次都說:「我公司的溝通很簡單,大家明白就可以,沒有你說得那麼刀光劍影。」

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早幾日的課堂,他叫救命話被冤枉延遲進度 ,而電郵更有給予管理層。我說笑:「又說沒有那麼刀光劍影?」

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我未教書前一直在MNC (Multinational company)工作,亦教過不同公司的商業英語寫作,見盡不少類似情況:在風平浪靜的日子,當然大家明就可以。相反,一有甚麼風吹草動,就用放大鏡來閱讀,並慢慢研究大家的「作品」,看看可否……….

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那一堂是一個很好的個案硏究,位處中高層的在職人士,要學懂怎樣回覆這個種電郵,要以簡潔丶客觀丶專業去描述整件事 (包括列舉證據都有技巧) 。

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他説好像打仗開戰。確實有點似,如果你不希望挨打…………..分別只是手持電腦!

導致商業英語問題的真正元凶

商業英語

好多身處中 / 高級職位的人,往往因為上司對自己的英文書寫感不滿時,就誤判為文法問題 (甚至上司都這樣認為)。不過,文法只是其中一個原因,以下各項才是導致商業英語問題的真正元凶:

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1. 中英之間轉換

中英轉換時,時常出現 Lost in Translation (這個問題存在於任何語言之間的轉換),即係翻譯過程中遺失了某些意思,令電郵和中文原意不一樣。而最大問題是係自己不察覺,換言之,真正意思沒有表達出來!

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2. 文法問題

通常做單一練習沒有大問題,因為只需要留意一個部份 (例如:填充題)。當書寫需要綜合運用全部文法時,就出現文法錯誤。尤其時態 (tenses)詞類 (parts of speech),令上司 / 同事 / 客戶產生誤會,尤其時間性 !

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3. 用詞選擇

當腦袋想起和中文意思類似的字就立即使用,其實因為各有種原因,該字未必是最恰當 !

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4. 語氣表達

不能清楚表達應有語氣,除了禮貌,工作上還有各種提醒丶僅僅接受丶強硬或釐清責任等語氣。

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5. 結構舖排

段落次序鋪排奇怪,A項未完結又表達B項,轉頭又回到B項。

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今時今日,電郵已等同第二套上班衣服。如果一封電郵有以上某兩三項或全部,可以想像專業的感覺有幾大打折扣。

歐洲的語言標準

香港甚至亞洲普通用IELTS去衡量英文程度。而歐洲則有自己的一套「歐洲共同語文參考
標準」 ,簡稱CEFR (The Common European Framework of Reference for Languages)。
因為歐洲各國一向有自己的語言,他們設計了一個共同的標凖,客觀去衡量不同的語言
程度,包括英文丶德文丶法文丶葡文丶西班牙文丶意大利文 (還有其他語言)。
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CEFR 總共有六個級別 (A1 – A2 / B1 – B2 / C1 – C2),A1是入門級,而C2是精通級。
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不過,學語言考到甚麼分數或等級,很多時未必完全可以代表真實程度。因為任何語言
不單是學校內的科目,考核模式不是能夠回答一條長題目,或計算出一個答案便可以。真實能力十分重要,因為在現實世界很容易現形。

網上各門各派學英文的「見解」

學英文

網上好多各門各派學英文的「見解」中,有某幾項比較多學生和我討論:

1. 「學某種語言立即改用該種語言思考」

即是學英文 / 韓文立改用英文 / 韓文思考。不過人腦是十分複雜的器官,不像電視機按個掣便就可以轉語言。其實,這個是好理想的「運用語言」狀況(並不是學習),當一個人可以用英文思考,應該試試學其他語言。

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2. 「學語言只由聽開始,和嬰兒學第一語言一樣」

嬰兒由成人24小時照顧,身邊的人確實由單字或重疊字慢慢開始對嬰兒講。而成人應該沒有這個機會 / 時間 / 耐性,亦不願意重覆聽同一個單字!

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3. 「看電視不用字幕」

看電視是一個不錯的學英文方法 (尤其改善聆聽)。不過當一個人不知道劇情發展,只坐係電視機面前不停看畫面,和當年看娛樂無窮一樣。 而且雖然不停聽,聽到的只係一堆聲音!好肯定72小時內一定放棄!

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學任何技能一定不會只有一個方法,適合你不一定適合我。每個人多多少少都有個摸索期,只是個個都希望儘快找到個正確方向。不過找到了亦要繼續努力,持續學習。

 

你是否仍在英語迷宮?

學英文
以前的人學英文十分専心,只在日校或夜校英專學習。而現今資訊發達,網上有令人眼花撩亂的英文學習資源。同其他技能一樣,也有形形式式的學習建議,每一樣都看似有用。另外,亦有很多各門各派的「見解」,好多學生都覺得好混亂,不知道當中的可行性,好像身處迷宮裏面,不知道應該行那個方向。
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常理是想學或要學的人才會在網上找資料,不過,由於缺乏認識,又不知道究竟是否可行?辦法只可以逐樣試試,當然花時間和精神就肯定…….過程真的和迷宮找出路大同小異!

粉红色衫理論

 

好多學生都問:英文會話時,總是不可以在腦袋的生字庫內,立即找出已學過的生字
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我稱呼這個做「粉红色衫理論」。
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好多女士都曾經歷過:   早上想找某件粉紅色衫,但匆忙地找遍整個衣櫃也沒有。怎料某日突然又見到那件衫。原因好簡單,整個衣櫃太凌亂,有好一段日子沒有執拾!
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生字都是一樣,有些學生以為抄寫在生字簿內的字,等於已學懂。其實學過丶學懂和怎樣保存是不同的。好多時生字簿內的字只是剛剛學,談不上擁有。而當這些生字完完全全寄存在腦袋裏,就算真正學懂!
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有時傳統有它的好處,我非常建議學生建立自己的生字簿,方便隨身攜帶的呎吋最理想,有時間就看看!記憶生字有時十分令人沮喪,因為每個人的記憶都會褪色!

英文閱讀真是這麼容易嗎?

英文閱讀

相信好少人估計到,學語言的和閲讀四大範疇中,學生最少主動做的是閱讀 。
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因為大部分人都覺得閱讀是最容易,尤其在職人士有個錯覺,認為自己每天也有閲讀 (工作上熟悉的文件)。不過,當要閲讀英文報紙丶英文雜誌或網絡上的英文文章時,就會出現介乎明白與不明白之間的感覺。當然有學生説他有閲讀工作以外的英文,不過整篇交托比「菇菇translate」。
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當中除了有不認識的詞語外,句子結構是主要原因。英文傾向用長句子,一句長度有工作三丶四、五行是十分普通!所以整篇文章已經用字典查看意思,仍然不可以明白當中內容,又分不清楚那堆字是subject / object,越不明白越不想繼續閲讀!
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總括來說,閱讀是學語言中不可缺少,更是一個學詞語和句式的好方法。所以教室一向都全民閲讀。
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總是買錯文法書嗎?

自學文法書

好多學生都曾經買過不同的文法書學英文,發覺雖然是用中文描述,不過,仍然不明白當中的解説,更弄不淸當中的用法,甚至認為自己買錯書。
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其實我們讀語言的人稱呼文法書做工具書,換句話說,它是一個工具。不同的工具在不同的人手上會不一樣:   正如給我一個電鑽,我也不懂使用,但不能夠斷言它沒有用。
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不過,文法書內大量生硬和沒有意思的文法學名確是一個障礙 (當中可能更不太統一),另外,編輯有沒有教學經驗亦會有分別。學生説我的筆記簡潔易明,其實是經過我的化妝技術,當中的化妝品就是我的教學經驗,因為我清楚知道怎樣的鋪排最容易令學生明白!

易學難精的商業英語

商業英語

商業英語(Business English)時常被形容為易學難精。除了牽涉到英文文法丶組織結構丶
中英之間轉換丶說話修飾技巧和個人工作經驗之外。商業英語最最最玄妙之處是沒有一個perfect version,主要視乎個別公司 / 直屬上司的準則 (無論電郵丶會議紀錄丶報告等) 。
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所以好多人都有類似經歷:  新公司不容許你用舊公司的寫法 / 新上司批評你一直沿用而前上司沒有異議的字眼。我以前在外資公工作,或任教公司英語課程時,眼見不少奇奇怪怪的「準則」:
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– 有公司不容許員工用please的縮寫pls,不過,接受句子沒有subject (真的知道誰人來處理?)
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– 又有公司加插一些舊式的用語在日常電郵,例如:no adverse comment / the aforesaid / hence (禮貌不是靠冗詞來表達,而「新舊交替」真的合適嗎?)
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– 又有公司所指的會議紀錄(minutes),其實只要以電郵形式撰寫(當然沒有reported speech)。或經理居然要求下屬不要用段落書寫 (轉用bullet points)。
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其實還有太多例子……總括來說,隨住職位向上,只會越來越需要這個技能 !

文法要學到甚麽地步?

Grammar

雖然我時常強調文法 (Grammar) 的重要性,不過我並不是一個文法控。我的比喻是:語言好像一棵大樹,文法只是一個樹幹。當樹幹穩健之後,就需要發展枝葉,即是運用 (Usage),因為語言的終極目標是用作溝通。

 

我不會要求學生硬記甚麼文法學名 (例如:輔助動詞丶情態動詞丶形容詞片語丶從屬子句……等等。少量的沒有辦法,因為真的有幫助)。當他們有一定文法基礎,就必須要開始運用,即是每種語言的四大範疇「丶寫和閲讀」!

 

透過不斷運用和糾正,才可以令英文各方面有進步,同樣道理,一棵樹幹空心的大樹又如何站得穩?所以要懂得取個平衡!

 

附註:圖片些微偏向Usage並沒有特別意思。