專業翻譯服務公司 / 成人英語教室
無論教公司課程或私人學生，遇過好多電郵寫得不清楚 / 沒有帶出重點 / 和原本想表示的中文意思不一致時，當事人的普遍解釋是……….
– 我當時趕時間，要去開會 / 見客戶
– 我當時不夠時間去準備
– 我當時沒有全部資料 / 還未見到樣板
– 我當時中途才開始跟進
– 我一向都是這樣樣寫
– 我已在電話告知對方
– 對方一向都不認識 / 不會看這項資料
– 這個情況好複雜，好難描述
我完全明白要用外語 (英文) 作清楚溝通的難處，但現時在職塲，電郵已等同第二套上班服。無論當時是甚麼情況，寫得不清楚就是不清楚，尤其導致對方要再三和你確認和溝通，浪費雙方時間，更有可能影響進度。
而到了真正發生問題的時候 (坊間所說「刀光劍影的電郵」)，無論你怎樣合理化，也不會被考慮為可接受的「原因」。
新學生在大機構工作，因升職後要處理很多「複雜」電郵而上堂。
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過去幾個月，主要教他應有的商業英語溝通技巧，我時常叮囑必要寫得清清楚楚，萬一…………他每次都說：「我公司的溝通很簡單，大家明白就可以，沒有你說得那麼刀光劍影。」
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早幾日的課堂，他叫救命話被冤枉延遲進度 ，而電郵更有給予管理層。我說笑：「又說沒有那麼刀光劍影？」
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我未教書前一直在MNC (Multinational company)工作，亦教過不同公司的商業英語寫作，見盡不少類似情況：在風平浪靜的日子，當然大家明就可以。相反，一有甚麼風吹草動，就用放大鏡來閱讀，並慢慢研究大家的「作品」，看看可否……….
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那一堂是一個很好的個案硏究，位處中高層的在職人士，要學懂怎樣回覆這個種電郵，要以簡潔丶客觀丶專業去描述整件事 (包括列舉證據都有技巧) 。
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他説好像打仗開戰。確實有點似，如果你不希望挨打…………..分別只是手持電腦！
好多身處中 / 高級職位的人，往往因為上司對自己的英文書寫感不滿時，就誤判為文法問題 (甚至上司都這樣認為)。不過，文法只是其中一個原因，以下各項才是導致商業英語問題的真正元凶：
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1. 中英之間轉換
中英轉換時，時常出現 Lost in Translation (這個問題存在於任何語言之間的轉換)，即係翻譯過程中遺失了某些意思，令電郵和中文原意不一樣。而最大問題是係自己不察覺，換言之，真正意思沒有表達出來！
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2. 文法問題
通常做單一練習沒有大問題，因為只需要留意一個部份 (例如：填充題)。當書寫需要綜合運用全部文法時，就出現文法錯誤。尤其時態 (tenses) 和詞類 (parts of speech)，令上司 / 同事 / 客戶產生誤會，尤其時間性 !
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3. 用詞選擇
當腦袋想起和中文意思類似的字就立即使用，其實因為各有種原因，該字未必是最恰當 !
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4. 語氣表達
不能清楚表達應有語氣，除了禮貌，工作上還有各種提醒丶僅僅接受丶強硬或釐清責任等語氣。
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5. 結構舖排
段落次序鋪排奇怪，A項未完結又表達B項，轉頭又回到B項。
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今時今日，電郵已等同第二套上班衣服。如果一封電郵有以上某兩三項或全部，可以想像專業的感覺有幾大打折扣。
早兩日學生講起某英文國際公開試，他説考試前需要一定時間去凖備，費用亦不便宜。為什麼成績只是有效兩年？
無可否認，當中有商業因素存在的。不過，確實有頗大部分的考生在考取特定等級作升學丶求職或內部晉升之後，不會再如考試前大量接觸英文。正常來說，一段時間之後，他/她的程度真的不等同當日考取的成績 (如果工作上需要使用會好一點)。
再者，考試多少有點特別技巧存在。亦可以在考前用「雞精形式」催谷。
時常有學生問：為甚麼在學校讀英文十多年，現時在工作上仍然未可以完全靈活運用？ 甚至覺得有點吃力。
坦白說，好多人學生年代的學英文，除了因為默書丶各項大小測驗或考試而去溫習外，根本沒有做額外和英文這個語言有關的事情。換句話說，英文只是其中一個科目，正如好少人期望自己地理科成績好好一樣。而且，很可能為了應付英文公開考試，可能更只集中學習應試技巧 (不是提升真正英語能力）。
實際上，學校教的英文叫普通英語 (General English) ，工作上需要的商業英語，並不是旅行時那種你我明白就可以的溝通。
時常有學生問﹕「商業英語和普通英語有甚麼分別?」
上圖紫色部分的普通英語 (General English)主要是一般在學校已學會的聽丶説丶寫和閱讀能力 (當然包括文法)，重疊的部分是應該已掌握並會應用在工作上。其餘綠色部分是需要另外學習，並一直被形容為易學難精的商業英語 (Business English)。當中包括各類的emails, minutes, reports, presentation或socializing等。
以email為例子，必須要懂得分辨所寫篇幅會否太過冗長丶句子表達的意思和原意是否真正一致丶結構鋪排是否恰當丶用字選擇和語氣等。商業社會是非常講究專業形象，如果所寫的Email不能達到溝通目的，會阻慢工作進度，個人的工作能力更會被受質疑。
