電郵巳等同第二套上班衣服

商業英語
職場有部份人寫商業英語時,時常提及怎樣可以用「比較漂亮的詞語」,但怎樣去界定? 要很長串法?要十分深奧?要對方查字典?要好像有歐洲語言風格的樓盤名稱 (La XXX) ?
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這個往往是中級程度學生特有的概念,因為對自己的寫作沒有足夠信心,亦不希望其他人瞧不起自己的英文能力。
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而初級程度的學生,由於工作上只需要處理簡單電郵,還未真正需要「寫作」,所以沒有這個煩惱。而高級程度的學生在工作上看見太多實例,他們清楚知道真正良好的書寫能力 ,並不是單純靠幾個所謂「比較漂亮的詞語」。
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相反,只需要用簡單恰當的詞語配搭,已經可以清楚丶簡潔表達複雜的意思。其實電郵詞語選擇和衣服配搭一樣, 最重要是講求整體感覺,而不是胡亂堆砌出來。所以為甚麼電郵巳等同第二套上班衣服。
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時裝界都有句說話叫做 “Less is more”。不過,簡單並不代表「穿得少」(寫得少)。

刀光劍影的電郵

商業英語

新學生在大機構工作,因升職後要處理很多「複雜」電郵而上堂。

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過去幾個月,主要教他應有的商業英語溝通技巧,我時常叮囑必要寫得清清楚楚,萬一…………他每次都說:「我公司的溝通很簡單,大家明白就可以,沒有你說得那麼刀光劍影。」

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早幾日的課堂,他叫救命話被冤枉延遲進度 ,而電郵更有給予管理層。我說笑:「又說沒有那麼刀光劍影?」

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我未教書前一直在MNC (Multinational company)工作,亦教過不同公司的商業英語寫作,見盡不少類似情況:在風平浪靜的日子,當然大家明就可以。相反,一有甚麼風吹草動,就用放大鏡來閱讀,並慢慢研究大家的「作品」,看看可否……….

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那一堂是一個很好的個案硏究,位處中高層的在職人士,要學懂怎樣回覆這個種電郵,要以簡潔丶客觀丶專業去描述整件事 (包括列舉證據都有技巧) 。

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他説好像打仗開戰。確實有點似,如果你不希望挨打…………..分別只是手持電腦!

導致商業英語問題的真正元凶

商業英語

好多身處中 / 高級職位的人,往往因為上司對自己的英文書寫感不滿時,就誤判為文法問題 (甚至上司都這樣認為)。不過,文法只是其中一個原因,以下各項才是導致商業英語問題的真正元凶:

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1. 中英之間轉換

中英轉換時,時常出現 Lost in Translation (這個問題存在於任何語言之間的轉換),即係翻譯過程中遺失了某些意思,令電郵和中文原意不一樣。而最大問題是係自己不察覺,換言之,真正意思沒有表達出來!

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2. 文法問題

通常做單一練習沒有大問題,因為只需要留意一個部份 (例如:填充題)。當書寫需要綜合運用全部文法時,就出現文法錯誤。尤其時態 (tenses)詞類 (parts of speech),令上司 / 同事 / 客戶產生誤會,尤其時間性 !

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3. 用詞選擇

當腦袋想起和中文意思類似的字就立即使用,其實因為各有種原因,該字未必是最恰當 !

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4. 語氣表達

不能清楚表達應有語氣,除了禮貌,工作上還有各種提醒丶僅僅接受丶強硬或釐清責任等語氣。

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5. 結構舖排

段落次序鋪排奇怪,A項未完結又表達B項,轉頭又回到B項。

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今時今日,電郵已等同第二套上班衣服。如果一封電郵有以上某兩三項或全部,可以想像專業的感覺有幾大打折扣。

易學難精的商業英語

商業英語

商業英語(Business English)時常被形容為易學難精。除了牽涉到英文文法丶組織結構丶
中英之間轉換丶說話修飾技巧和個人工作經驗之外。商業英語最最最玄妙之處是沒有一個perfect version,主要視乎個別公司 / 直屬上司的準則 (無論電郵丶會議紀錄丶報告等) 。
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所以好多人都有類似經歷:  新公司不容許你用舊公司的寫法 / 新上司批評你一直沿用而前上司沒有異議的字眼。我以前在外資公工作,或任教公司英語課程時,眼見不少奇奇怪怪的「準則」:
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– 有公司不容許員工用please的縮寫pls,不過,能夠接受句子沒有subject (真的知道誰人來處理?)
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– 又有公司加插一些舊式的用語在日常電郵,例如:no adverse comment / the aforesaid / hence (禮貌不是靠冗詞來表達,而「新舊交替」真的合適嗎?)
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– 又有公司所指的會議紀錄(minutes),其實只要以電郵形式撰寫(當然沒有reported speech)。或經理居然要求下屬不要用段落書寫 (只用bullet points)。
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其實還有太多例子……總括來說,隨住職位向上,只會越來越需要這個技能 !

英文國際公開試

英文國際公開試

 

早兩日學生講起某英文國際公開試,他説考試前需要一定時間去凖備,費用亦不便宜。為什麼成績只是有效兩年?

無可否認,當中有商業因素存在的。不過,確實有頗大部分的考生在考取特定等級作升學丶求職或內部晉升之後,不會再如考試前大量接觸英文。正常來說,一段時間之後,他/她的程度真的不等同當日考取的成績 (如果工作上需要使用會好一點)。

再者,考試多少有點特別技巧存在。亦可以在考前用「雞精形式」催谷。

英文口音

英文口音

 

一般MNC (Multinational company) 公司內也有許多不同國籍的同事,沒人會在意你的口音是否某些香港人刻意追求的正宗英式或美式。而是要求你的英文能否非常清楚地表達自己的意思,從而作溝通和討論之用。

在這些辦公室需要的是絶對流利的英語,能隨時應付各種話題(最好包括公事以外, 即是生活英語)。其實,口音悅耳與否是一個很主觀的感覺 (當然太濃厚的口音導致對方不明白確實是一個問題)。

見工英語電郵考核

商業英語溝通技巧

 

現時文職見工的過程中,除了以往一般的英語對答環節外,有些公司更會用英語電郵作為一個筆試考核。因為現實中好多時求職者已準備好回答一般見工的問題,有部份甚至近乎背誦。

而筆試的情景題可以凖確測試,他們有沒有真正具備恰當商業英語的書寫溝通技巧 (不是普通英語), 從而知道能否勝任工作需要。

為甚麼工作上仍未可以完全靈活運用英文?

English learning

 

時常有學生問:為甚麼在學校讀英文十多年,現時在工作上仍然未可以完全靈活運用? 甚至覺得有點吃力。

 

坦白說,好多人學生年代的學英文,除了因為默書丶各項大小測驗或考試而去溫習外,根本沒有做額外和英文這個語言有關的事情。換句話說,英文只是其中一個科目,正如好少人期望自己地理科成績好好一樣。而且,很可能為了應付英文公開考試,可能更只集中學習應試技巧 (不是提升真正英語能力)。

 

實際上,學校教的英文叫普通英語 (General English) ,工作上需要的商業英語,並不是旅行時那種你我明白就可以的溝通。

 

商業英語和普通英語有甚麼分別?

商業英語

時常有學生問﹕「商業英語和普通英語有甚麼分別?

上圖紫色部分的普通英語 (General English)主要是一般在學校已學會的丶寫和閱讀能力 (當然包括文法),重疊的部分是應該已掌握並會應用在工作上。其餘綠色部分是需要另外學習,並一直被形容為易學難精的商業英語 (Business English)。當中包括各類的emails, minutes, reports, presentation或socializing等。

email為例子,必須要懂得分辨所寫篇幅會否太過冗長丶句子表達的意思和原意是否真正一致丶結構鋪排是否恰當丶用字選擇和語氣等。商業社會是非常講究專業形象,如果所寫的Email不能達到溝通目的,會阻慢工作進度,個人的工作能力更會被受質疑。