
電郵巳等同第二套上班衣服

新學生在大機構工作,因升職後要處理很多「複雜」電郵而上堂。
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過去幾個月,主要教他應有的商業英語溝通技巧,我時常叮囑必要寫得清清楚楚,萬一…………他每次都說:「我公司的溝通很簡單,大家明白就可以,沒有你說得那麼刀光劍影。」
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早幾日的課堂,他叫救命話被冤枉延遲進度 ,而電郵更有給予管理層。我說笑:「又說沒有那麼刀光劍影?」
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我未教書前一直在MNC (Multinational company)工作,亦教過不同公司的商業英語寫作,見盡不少類似情況:在風平浪靜的日子,當然大家明就可以。相反,一有甚麼風吹草動,就用放大鏡來閱讀,並慢慢研究大家的「作品」,看看可否……….
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那一堂是一個很好的個案硏究,位處中高層的在職人士,要學懂怎樣回覆這個種電郵,要以簡潔丶客觀丶專業去描述整件事 (包括列舉證據都有技巧) 。
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他説好像打仗開戰。確實有點似,如果你不希望挨打…………..分別只是手持電腦!
好多人時常把某些英文問題全部歸納為「自己的生字不足」,以下是比較普遍的誤解:
– 不能夠清楚寫出複雜的電郵
事實: 除了某些行業或用途外,現時一般的商業英語也傾向於用Plain English,需要使用艱深生字的機會相對較少。不能夠表達複雜的意思是語言運用方面的問題。
– 會話不能夠立即想起適合的生字
事實: 任何語言的對話過程中,雙方均期望對方給予即時回應 (有人統計大約10秒),所以根本沒有多餘的時間,去尋找已學過 / 學懂但不夠純熟的生字。
– 忘記生字的串法
事實: 好多時中文也執筆忘字,又怎可以期望第二語言每個字也記得串法 ? 而且,大家的串字也應該差了,因為可以依賴電腦和電話的spell check功能 (不過它們並不是完全可靠) 。
時常有學生問﹕「商業英語和普通英語有甚麼分別?」
上圖紫色部分的普通英語 (General English)主要是一般在學校已學會的聽丶説丶寫和閱讀能力 (當然包括文法),重疊的部分是應該已掌握並會應用在工作上。其餘綠色部分是需要另外學習,並一直被形容為易學難精的商業英語 (Business English)。當中包括各類的emails, minutes, reports, presentation或socializing等。
以email為例子,必須要懂得分辨所寫篇幅會否太過冗長丶句子表達的意思和原意是否真正一致丶結構鋪排是否恰當丶用字選擇和語氣等。商業社會是非常講究專業形象,如果所寫的Email不能達到溝通目的,會阻慢工作進度,個人的工作能力更會被受質疑。